Jenis dan Cara Menyusun KPI (Key Performance Indicator)

Jenis dan Cara Menyusun KPI (Key Performance Indicator)

Pengawasan dan evaluasi merupakan fungsi yang penting dalam sistem manajemen. Untuk memastikan apakah performa atau rencana kerja organisasi berjalan dengan baik atau tidak dapat diukur dengan menggunakan KPI (Key Performance Indicator). KPI tersebut dibuat agar perusahaan dapat mempresentasikan proses bisnis atau kinerjanya secara keseluruhan.

Lalu, apa itu KPI (Key Performance Indicator)? Berikut di bawah ini akan dijelaskan jenis-jenisnya dan cara menyusun KPI yang benar.

Apa yang Dimaksud KPI?

KPI (Key Performance Indicator) atau Indikator Kinerja Utama adalah alat ukur yang menggambarkan efektivitas kinerja organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuannya. Sebuah organisasi atau institusi menggunakan KPI untuk mengukur seberapa sukses pencapaian target yang sudah direncanakannya.

Key performance indicator ini sudah umum digunakan dalam periode harian, mingguan dan bulanan. Pihak manajemen harus betul-betul memperhatikan KPI agar hasilnya memiliki efek yang positif dan signifikan. 

Ketika seseorang karyawan baik individu maupun tim menyimpang dari KPI, pihak manajemen dapat mengambil suatu keputusan dan memanggil orang yang bersangkutan untuk dimintai pertanggungjawaban. 

Jenis-jenis Key Performance Indicator (KPI)

Untuk lebih jelas dalam melihat tolak ukur sebuah kinerja perusahaan, Key Performance Indicator (KPI) dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu KPI Financial dan KPI Non-Financial. Berikut ini penjelasan lengkapnya:

Key Performance Indicator (KPI) Financial

Sesuai dengan namanya, KPI Financial merupakan ukuran standar untuk menilai kinerja keuangan organisasi/perusahaan. Untuk lebih mudah memahaminya, berikut contoh KPI Finansial ini:

1. KPI Laba Kotor (Gross Profit), yaitu KPI yang digunakan perusahaan untuk mengukur pendapatan yang diperoleh dengan cara mengurangkan pendapatan bersih dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP).
2. KPI Laba Bersih (Net Profit), yaitu KPI yang digunakan perusahaan untuk mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP) dan biaya-biaya bisnis lainnya seperti biaya bunga dan pajak.
3. KPI Margin Laba Kotor (Gross Profit Margin), yaitu KPI yang digunakan perusahaan untuk mengukur seberapa banyak laba kotor yang diperoleh dengan cara membagi Laba Kotor dengan Pendapatan sehingga didapatkan persentase laba kotor.
4. KPI Margin Laba Bersih (Net Profit Margin), yaitu KPI yang digunakan perusahaan untuk mengukur seberapa banyak laba bersih yang diperoleh dengan cara membagi laba bersih berdasarkan pendapatannya sehingga didapatkan persentase laba bersih.
5. KPI Rasio Lancar (Current Ratio), yaitu KPI yang digunakan perusahaan untuk mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan cara membagi aktiva lancar (current assets) dengan Kewajiban lancar (current liabilities).

Indikator KPI Finansial tersebut akan mampu memperkirakan seberapa baik suatu bisnis dapat bertahan apabila mengalami penurunan penjualan produk barang/jasa secara tiba-tiba.

Key Performance Indicator Non-Financial

KPI Non-Financial adalah tolak ukur yang digunakan untuk menilai kinerja perusahaan yang tidak ada kaitannya secara langsung dengan keuangan perusahaan. Untuk memudahkan pemahaman berikut ini contoh KPI Non-Finansial yang dimaksud:

1. Perputaran tenaga kerja (manpower turnover) yang dilakukan oleh perusahaan.
   
2. Matriks kepuasan pelanggan (customer satisfaction metrics).
3. Perhitungan rasio pelanggan berulang terhadap pelanggan baru (repeat customer to new customer ratio).
4. Perhitungan pangsa pasar (market share), yaitu menghitung penjualan unit terhadap total penjualan unit pasar.
   
   

Cara Membuat Key Performance Indicator yang Baik

Pengukuran Key Performance Indicator (KPI) yang telah dilakukan oleh perusahaan hanya akan berguna jika ada tindak lanjut atas KPI itu sendiri.

Sering kali di lapangan, perusahaan mengadopsi KPI yang populer digunakan dalam suatu industri, namun setelah itu bertanya-tanya mengapa KPI tersebut tidak merefleksikan kinerja perusahaan. 

Dalam menyusun KPI, seorang atasan harus mulai dari melihat apa tujuan unit atau departemen organisasi/perusahaan dan tujua, bagaimana unit tersebut berencana untuk mencapainya.

Setiap jabatan atau posisi harus dibuatkan KPI yang berbeda-beda tergantung dari masing-masing tujuan unit atau departemennya tersebut. Oleh karenanya, dalam membuat KPI hendaknya melibatkan masukan dari analysts, kepala bagian dan para manager.

Salah satu cara membuat KPI yang relevan adalah dengan menggunakan kriteria action plan SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time Sensitive). Dengan metode SMART tersebut tujuan khusus perusahaan yang dituangkan dalam KPI akan lebih jelas dan mudah dipahami.

Berikut penjelasan tentang SMART :

1. Specific, yaitu tujuan organisasi/perusahaan haruslah jelas dan spesifik, rencana tujuan yang melebar sangat tidak diharapkan.
2. Measurable, yaitu tujuan yang dibuat organisasi/perusahaan harus dapat diukur, baik itu secara kualitas atau pun kuantitas sehingga standar yang ingin dicapai organisasi jelas dan tidak bertele-tele. 
3. Achievable, yaitu tujuan organisasi/perusahaan dapat dicapai, bukan hal yang mustahil atau hanya angan-angan. Organisasi harus memformulasikannya sebagai suatu tantangan sehingga dapat menginspirasi organisasi untuk mencapai hasil atau tujuannya.
4. Realistic, yaitu rencana tindakan haruslah realistis dan berorientasi hasil.
5. Time Sensitive, yaitu setiap target atau tujuan yang dibuat haruslah memiliki batasan waktu kapan tujuan atau hasil tersebut dapat dicapai.
   
   

Penerapan Key Performance Indicator (KPI)

Terdapat 4 kriteria dasar yang harus dipenuhi oleh organisasi agar dapat dinyatakan telah menerapkan KPI ke dalam aktivitas operasional dengan benar. Keempat kriteria tersebut adalah :

1. Terjadi kolaborasi yang baik antara karyawan, tim, supplier dan pelanggannya.
   
2. Desentralisasi atau penyerahan wewenang dari level top manager ke level operasional.
3. Terintegrasinya antara ukuran, laporan dan tindakan sehingga organisasi dapat mengambil keputusan yang tepat. 
   
4. Keterkaitan hubungan Key Performance Indicatorn itu sendiri dengan strategi organisasi/perusahaan.

Menyusun dan mengembangkan KPI memerlukan waktu dan sumber daya perusahaan. Dalam pembuatannya haruslah menggunakan indikator yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan mempertimbangkan strategi dan tujuan jangka pendek perusahaan. 

Misalnya, apabila penjualan perusahaan adalah untuk meningkatkan kepuasan customer, akan tetapi profitabilitas perusahaan tidak cukup untuk menyediakan dana untuk pertumbuhan bisnis, maka KPI yang hampir pasti untuk perusahaan tersebut adalah KPI Margin Laba Bersih dan Margin Laba Kotor. 

Sementara itu disatu sisi, jika profitabilitas perusahaan sesuai dengan harapan, namun pertumbuhannya tidak secepat yang diharapkan maka perusahaan dapat mempertimbangkan beberapa KPI non-finansial seperti KPI perputaran tenaga kerja, KPI kepuasan pelanggan ataupun KPI rasio pelanggan berulang terhadap pelanggan baru.