Ingin Jadi Customer Service? Berikut Syarat dan Tugasnya

Ingin Jadi Customer Service? Berikut Syarat dan Tugasnya

Pelayanan dari customer services merupakan bagian yang sangat berpengaruh terhadap pelayanan keseluruhan, karena hampir sebagian besar pelanggan yang mendatangi kantor layanan terlebih dahulu mendatangi counter customer services untuk mendapatkan pelayanan.

Kepuasan pelanggan sangat tergantung pada kualitas pelayanan yang diberikan perusahaan, salah satunya pelayanan dari customer service. Oleh karenanya, staf customer service haruslah meningkatkan kualitas pelayanannya dengan tetap memperhatikan standar operasional prosedur (SOP), agar pelanggan tersebut menjadi loyal terhadap layanan yang diberikan perusahaan tersebut dan tidak pindah ke perusahaan pesaing lainnya.

Pengertian Customer Service (CS)

 
Customer service adalah setiap pelayanan yang diperuntukkan untuk memberkan kepuasan pelanggan, dengan cara memenuhi keinginan dan kebutuhan pelanggannya.

Tugas dan Fungsi Customer Service

Sebagai staf customer service tentu telah ditetapkan fungsi dan tugas yang menjadi job desc-nya.

Dalam menjalankan tugasnya, staf customer service harus memiliki kemampuan yang bagus dalam mencari solusi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi pelanggannya. 

Secara lebih detail, tugas customer service adalah sebagai berikut:

1. Secara efektif memberikan perbaikan operasi dan layanan yang telah ada dan yang akan diterapkan.
2. Berkoordinasi dengan departemen lainnya dalam memproses dan meningkatkan kualitas layanan pelanggan.
3. Menjaga hubungan baik dengan para konsumennya agar tetap menjadi konsumen yang loyal.
4. Memberikan informasi mengenai semua jenis produk dan layanan jasa, termasuk manfaat dan keuntungan yang akan didapatkan jika menjadi konsumen.
   

Sedangkan fungsi dari staf customer service adalah sebagai berikut :
 

1. Sebagai resepsionis, yaitu sebagai penerima pelanggan atau tamu yang datang ke kantor. Dalam menerima tamu, staf customer service harus bersikap ramah, sopan, dan menyenangkan ketika memberikan informasi dan melayani pertanyaan yang diajukan pelanggan.
   
2. Sebagai deskman, yaitu staf customer service berfungsi untuk melayani berbagai macam aplikasi (permohonan) konsumen.
3. Sebagai salesman, yaitu staf customer service berfungsi sebagai penjual produk barang atau layanan jasa kepada konsumen.
4. Sebagai customer relation officer, yaitu staf customer service berfungsi sebagai posisi jabatan yang penting untuk membina hubungan baik dengan seluruh pelanggan, termasuk mempertahankan agar pelanggan tidak beralih ke perusahaan lainnya. Customer Service harus mampu membuat pelanggannya makin percaya akan produk layanan yang diberikan oleh perusahaan.
5. Sebagai komunikator, yaitu staf customer service berfungsi sebagai orang yang menghubungi pelanggan dan memberikan informasi tentang segala sesuatu yang ada hubungannya antara perusahaan dengan pelanggan. Staf customer service akan menampung semua keluhan dan keberatan yang disampaikan oleh konsumen, termasuk menjadi tempat konsultasi bagi konsumen tersebut. Dalam penyampain informasi kepada pelanggan, customer service haruslah menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

 

Peran Customer Service

Customer Service mempunyai peranan yang sangat penting di berbagai perusahaan. Secara umum, staf customer service memiliki peran sebagai berikut :
 

1. Mempertahankan pelanggan agar tetap setia menggunakan produk dan layanan yang diberikan oleh perusahaan Caranya, dengan menjaga hubungan yang lebih akrab dengan pelanggan.
2. Berusaha untuk mendapat pelanggan baru, melalui berbagai pendekatan seperti mengenalkan produk ke masyarakat.

Syarat dan Kriteria Customer Service

Sebagai sebuah pekerjaan, tentu saja untuk menjadi staf customer service harus memenuhi beberapa persyaratan, secara umum syarat dan kriterianya adalah:

1. Persyaratan Fisik

Staf customer service harus memiliki ciri-ciri fisik yang menarik seperti tinggi dan berat badan yang ideal (body mass index), misalnya seorang wanita memiliki tinggi 160 cm dan laki-laki memiliki tinggi 165 cm.

Petugas customer service harus sehat jasmani maupun rohaninya. Dalam menjalankan tugasnya, customer service harus memiliki penampilan yang menarik, berpakaian yang rapi dan bersih

2. Persyaratan Mental

Staf customer service harus memiliki rasa percaya diri yang tinggi, tidak mudah insecure, punya inisiatif yang tinggi dan punya rasa tanggung jawab.

3. Persyaratan Kepribadian

Customer service harus memiliki kepribadian yang baik dengan didukung oleh kemampuan berkomunikasi yang baik.

Tugas customer service adalah memberikan pelayanan dan membina hubungan baik dengan masyarakat, sehingga harus memiliki kepribadian yang cekatan. 

Customer service juga harus mampu mengendalikan diri, tidak mudah tersulut emosinya. Staf customer service haruslah memiliki kepribadian yang menyenangkan, memiliki rasa empati yang tinggi, menyukai dunia bisnis, dan selalu ingin maju.

4. Persyaratan Sosial

Staf customer service memiliki jiwa sosial yang tinggi, berbudi pekerti luhur, mudah beradaptasi, dan fleksibel. Customer service juga harus cekatan dan pandai menyesuaikan diri serta mudah bekerja sama dengan divisi atau departemen lainnya.

Itulah ulasan mengenai apa itu customer service (CS) dan apa saja tugas, fungsi dan syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi staf CS. Customer service yang mempunyai sebagai garda terdepan perusahaan diharapkan dapat memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggannya. Jadi, intinya customer service harus secara konsisten melayani segala keperluan pelanggan dengan pelayanan prima.