Perbedaan Sales Order dan Purchase Order

Perbedaan Sales Order dan Purchase Order

Di dalam dunia bisnis dikenal dengan istilah sales order (surat pesanan penjualan) dan purchase order (surat pesanan pembelian). Kedua hal tersebut merupakan aktivitas yang berkaitan dengan pelanggan serta pemasok sebelum terjadi transaksi. Sebagai seorang pebisnis penting sekali untuk mengetahui perbedaan sales order (SO) dan purchase order (PO).

Setiap transaksi yang dilakukan bersama supplier membutuhkan bukti berupa purchase order. Sedangkan transaksi yang dilakukan bersama pelanggan, buktinya berupa sales order. Untuk mengetahui perbedaannya sebaiknya Anda paham terlebih dahulu mengenai pengertian dari keduanya.

Pengertian Sales Order

Sales order merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh pihak yang menjual barang pada saat menerima purchase order dari pelanggan. Pada umumnya di dalam dokumen sales order berisi tentang informasi barang atau jasa yang dijual, jumlah yang dibeli, dan harga.

Ada beberapa sales order yang memuat tentang data pembeli, seperti alamat pengiriman, metode pembayaran, nama pembeli, dan lain sebagainya. Sales order dapat diproses menjadi sales invoice apabila pembeli telah menyetujui dokumen tersebut.
 

Sales order mempunyai berbagai macam fungsi, yakni:

• Sebagai kontrak kesepakatan antara pembeli dan penjual, baik barang maupun jasa.
• Memberi kemudahan dalam proses kerja dan logistik.
• Dapat mencapai order manajemen yang diinginkan atau lebih sempurna.
• Dapat membuat proses penjualan menjadi lebih cepat.
• Dapat membuat biaya operasional pada perusahaan berkurang.
• Menyampaikan informasi bahwa pesanan telah diterima pada waktu yang telah ditentukan.
• Mampu mengelola pasca dan pra penjualan.
• Dapat membuat kepuasan pelanggan lebih meningkat.
• Dapat digunakan untuk memperkirakan persediaan barang di gudang yang harus dikirim.

Pengertian Purchase Order

Purchase order merupakan dokumen yang dapat digunakan untuk memastikan bahwa setiap pembelian dilaksanakan sesuai dengan anggaran perusahaan. Secara harfiah purchase order dapat diartikan debagai dokumen yang memuat tentang permintaan kebutuhan stok barang serta diberikan kepada pihak pemasok.

Pada umumnya dokumen purchase order akan berisi informasi mengenai jenis barang, harga, kuantitas, dan nomor PO. Rincian yang disertakan dalam purchase order akan semakin banyak apabila pesanan Anda semakin spesifik.
 

Pada saat pemasok, penjual, vendor, atau yang lainnya menerima purchase order, maka terbentuklah sebuah kontrak yang mengikat kedua pihak. Pihak pembeli wajib menginformasikan permintaan barang kepada penjual secara jelas dan eksplisit.
 

Hal tersbeut bertujuan agar terhindar dari kekeliruan atau kesalahan pada saat purchase order diterima oleh pihak penjual. Purchase order juga digunakan sebagai bahan pertimbangan atau referensi oleh kreditur komersial dalam memberikan pinjaman kepada perusahaan.
Memesan barang dari seorang pemasok menggunakan purchase order memang terasa rumit. Akan tetapi, purchase order dapat memberikan rasa aman dan menghindari berbagai tindakan penipuan. 

Adapaun beberapa harus yang diperhatikan dalam membuat purchase order, yakni:

• Pemesan harus mencantumkan identitas perusahaan dengan lengkap dan jelas dalam purchase order.
• Barang yang dipesan harus ditulis secara detail, seperti merek, jumlah, harga, nama barang, dan berbagai informasi lainnya.
• Identitas penjual atau supplier juga harus dicantumkan secara jelas dan lengkap.
• Sebaikanya media tempat iklan dari produk yang akan dibeli dicantumkan. Akan tetapi, hal tersebut opsional atau jika perlu saja.
• Sebaiknya dijelaskan mengenai waktu pengiriman, cara pengiriman, dan metode pembayaran yang akan dilakukan sesuai kesepakatan.
• Mencantumkan nomor purchase order. Hal ini dikarenakan nomor PO bermanfaat untuk penelusuran jika terdapat permasalahan.

Perbedaan Sales Order (SO) dan Purchase Order (PO)

Dilihat dari definisinya saja sales order dan purchase order sudah mempunyai perbedaan. Meskipun keduanya merupakan dokumen bukti transaksi, namun dilakukan dalam kegiatan yang berbeda. 

Untuk memudahkan dalam membedakan keduanya, berikut ini kami berikan informasi beberapa perbedaan antara sales order dengan purchase order:

1. Kegunaan

Purchase order merupakan dokumen yang memiliki keguaan untuk memesan barang atau jasa. Sedangkan kegunaan dari sales order adalah untuk mengkonfirmasi penjualan, baik barang maupun jasa.
 

2. Detail
 

Pihak yang membuat purchase order pembeli yang nantinya akan dikirim kepada penjual. Sedangkan sales order dibuat oleh penjual serta dikeluarkan untuk pembeli sebelum terjadi transaksi.
 

3. Efek dari Penyetujuan Dokumen
 

Setelah dokumen purchase order disetujui maka terjadilah kontrak yang mengikat antara penjual dengan pembeli. Sedangkan efek dari persetujuan dokumen sales order adalah terjadinya transaksi penjualan.

Cara Membuat Sales Order dan Purchase Order di Perusahaan

Pada umumnya perusahaan akan membuat sales order dan purchase order dengan menggunakan sebuah software akuntansi ataupun sistem informasi yang didevelop sendiri. Hal ini sangat memudahkan perusahaan karena lebih cepat dan praktis.

Di dalam software atau sistem informasi tersebut terdapat fitur untuk mencatat transaksi piutang serta transaksi utang.

Selain itu, software akuntansi biasanya juga mempunyai fiture untuk pesanan penjualan dan pesanan pembelian. Transaksi yang dibuat dapat didesain sesuai keinginan perusahaan dan dapat dicetak.

Perbedaan sales order (SO) dan purchase order (PO) terletak pada fungsi, efek setelah disetujui, serta pihak yang membuat. Meskipun berbeda, namun keduanya sama pentingya dalam suatu perusahaan.