Mengenal Ruang Lingkup Administrasi, Tujuan, dan Unsur-Unsurnya

Mengenal Ruang Lingkup Administrasi, Tujuan, dan Unsur-Unsurnya

Administrasi merupakan suatu kegiatan penyusunan dan pencatatan data atau informasi yang dilakukan oleh sebuah organisasi/perusahaan. Kegiatan tersebut dikerjakan secara sistematis, baik pekerjaan perkantoran internal maupun eksternal, sebagai bentuk upaya untuk menyediakan informas/keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali apabila dibutuhkan.

Dengan demikian, ruang lingkup administrasi meliputi kegiatan tulis menulis, mengirim, dan menyimpan keterangan.

 Ruang Lingkup Administrasi

Seorang karyawan yang bekerja pada bagian administrasi bertugas untuk melayani, mengarahkan dan mengatur semua kegiatan organisasi sehingga dapat mencapai tujuan secara tertib dan efisien. Kegiatan-kegiatan tersebut disebut sebagai ruang lingkup administrasi, yang meliputi:

• Kegiatan menghimpun, yaitu karyawan mencari dan mengumpulkan data, informasi atau keterangan secara detail kemudian disimpan untuk tujuan agar nanti bisa digunakan jika diperlukan.
• Kegiatan mencatat, yaitu setelah data berhasil dihimpun selanjutnya karyawan mencatatnya, dan disimpan dengan baik, jika diperlukan dikirim ke departemen lain untuk diolah.
• Kegiatan mengelola, yaitu karyawan menganalisis data administrasi yang telah ada, guna mendapatkan hasil atau kesimpulan dari data tersebut.
• Kegiatan menyimpan, yaitu karyawan mengamankan dokumen atau arsip dengan menyimpannya agar suatu saat jika dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
• Kegiatan mengirim, yaitu karyawan berbagi data atau file ke departemen lain baik dari kalangan stakholder internal dalam organisasi ataupun dari kalangan stakeholder eksternal di luar organisasi.

Tujuan Administrasi

 

Tujuan administrasi dapat dibedakan menjadi dua, yaitu tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek. 

• Tujuan administrasi jangka panjang, yaitu tujuan administrasi yang bersifat ideal dan secara umum mempunyai kualifikasi yang tidak terbatas, yang ditujukan untuk mencapai target sebuah organisasi. 
• Tujuan administrasi jangka pendek, yaitu tujuan administrasi yang bersifat spesifik, ruang lingkupnya lebih kecil dengan kualifikasi target yang terbatas, yang umumnya dibuat sub-sub divisi dari organisasi tersebut untuk mencapait tertib administrasi di setiap sub divisi organisasi.  

 

Unsur-Unsur Administrasi

 

Administrasi tersusun dari beberapa unsur, yaitu:

• Organisasi, yaitu tempat di mana karyawan melakukan kegiatan administrasi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai.
• Manajemen, yaitu pengelolaan administrasi yang melibatkan manager dan tenaga operasionalnya.
• Komunikasi, yaitu cara penyampaian informasi yang digunakan oleh anggota organisasi atau antar bagian dalam organisasi untuk saling berhubungan dan melakukan koordinasi.
• Kepegawaian, yaitu penggunaan tenaga kerja yang bertugas mengelola administrasi organisasi . Di dalam sistem kepegawaiaan, terdapat proses yang saling terkait yaitu penerimaan pegawai, penempatan pegawai, pendayagunaan pegawai, dan pemberhentian kerja.
• Keuangan, yaitu modal atau dana yang digunakan untuk keperluan administrasi.
• Perbekalan, yaitu unsur administrasi yang meliputi kegiatan pencatatan, perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan barang.
• Tata usaha, yaitu unsur administrasi yang meliputi urusan tulis-menulis, termasuk dalam hal keuangan, dan lain sebagainya.
• Public Relation, yaitu unsur administrasi yang berkaitan bagaimana sebuah organisasi berinteraksi dengan baik dengan publik (masyarakat) atau pelanggannya.
  

Maka dari itu, sistem administrasi yang baik sangat diperlukan untuk pengelolaan aktivitas perusahaan. Tujuannya agar dapat tertib administrasi untuk meraih target perusahaan. Jadi, perusahaan dengan administrasi yang dikelola dengan baik akan memperlancar pencapaian tujuan perusahaan.